事務職の仕事内容とは？事務職の種類やスキル、向いている人や人気の理由も解説

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事務職とは

事務職とは、企業や団体の業務を円滑に進めるために、書類作成、データ入力、電話対応、来客対応などのバックオフィス業務を担う職種です。営業や技術職などのフロント業務を支える縁の下の力持ちとして、組織の運営に欠かせない存在です。業務内容は多岐にわたり、部署や企業規模によっても異なりますが、共通して求められるのは「正確さ」「丁寧さ」「効率性」です。

事務職は、専門的な知識や資格がなくても始められることが多く、未経験者でも挑戦しやすい職種として人気があります。また、働き方の柔軟性が高く、パートタイムや派遣社員としての雇用も多いため、ライフスタイルに合わせた働き方が可能です。近年では、ITスキルや語学力を活かした事務職も増えており、キャリアアップの道も広がっています。

事務職の種類

一般事務

一般事務は、最も基本的な事務職であり、書類作成、ファイリング、電話・メール対応、備品管理など、幅広い業務を担当します。部署を問わず必要とされるため、企業の規模に関係なく求人が多いのが特徴です。業務の幅が広いため、柔軟な対応力やマルチタスク能力が求められます。

営業事務

営業事務は、営業部門のサポートを行う事務職です。見積書や請求書の作成、受発注管理、顧客対応などが主な業務です。営業担当者が外回りに専念できるよう、社内での事務処理を担う重要な役割を果たします。顧客情報の管理や納期調整など、正確さとスピードが求められる職種です。

総務事務

総務事務は、会社全体の運営を支える業務を担当します。社内イベントの企画・運営、備品管理、社内規定の整備、福利厚生の手続きなど、業務範囲は多岐にわたります。社内のさまざまな部署と関わるため、コミュニケーション能力が重要です。企業の「縁の下の力持ち」として、組織の円滑な運営に貢献します。

受付事務

受付事務は、来客対応や電話応対を中心とした業務を担当します。企業の「顔」としての役割を担うため、丁寧な言葉遣いや清潔感のある身だしなみが求められます。来客の案内や会議室の予約管理、郵便物の受け取りなども業務に含まれます。接客スキルやホスピタリティが重視される職種です。

人事・労務事務

人事・労務事務は、社員の採用、入退社手続き、給与計算、社会保険の手続きなどを担当します。法令に基づいた正確な処理が求められるため、専門知識が必要になることもあります。人事制度や労働法に関する理解があると、よりスムーズに業務を進めることができます。社員の働きやすさを支える重要なポジションです。

経理事務

経理事務は、企業の財務管理を支える業務を担当します。仕訳入力、伝票処理、請求書発行、支払い業務、月次・年次決算などが主な業務です。数字に強く、細かい作業を正確にこなす能力が求められます。簿記の資格を持っていると有利であり、キャリアアップにもつながります。

事務職の内容

事務職の業務内容は、企業や部署によって異なりますが、共通して以下のような業務が含まれます。

・書類作成・管理（Word、Excel、PowerPointなどを使用）

・データ入力・集計

・電話・メール対応

・来客対応

・社内外との連絡・調整

・備品管理・発注

・会議資料の準備・議事録作成

これらの業務は、企業の運営に欠かせないものであり、事務職が担う役割は非常に重要です。業務の正確さや効率性が求められるため、細かい作業が得意な人に向いています。また、業務の中には社内外との調整が必要な場面も多く、単なる事務処理だけでなく、コミュニケーション能力も問われる場面があります。

さらに、最近ではクラウドツールや業務管理ソフトの導入が進んでおり、ITリテラシーも求められるようになっています。従来の紙ベースの業務からデジタル化が進む中で、事務職の役割も進化しており、より効率的な業務運営を支える存在として期待されています。

事務職が人気の理由

事務職が多くの人に人気がある理由は、以下のような点にあります。

・未経験でも始めやすい

・安定した勤務時間・残業が少ない傾向

・デスクワーク中心で体力的な負担が少ない

・女性が活躍しやすい職場環境

・ライフスタイルに合わせた働き方が可能（パート・派遣など）

また、事務職は全国どこでも求人があり、転職や再就職がしやすい点も魅力です。育児や介護などで一度職場を離れた人が復職しやすい職種としても注目されています。さらに、事務職は業種を問わず必要とされるため、業界をまたいだ転職も比較的容易です。

近年では、在宅勤務やフレックスタイム制度を導入する企業も増えており、事務職でも柔軟な働き方が可能になっています。これにより、家庭との両立を図りたい人や、地方在住でも都市部の企業で働きたい人にとっても魅力的な選択肢となっています。

事務職になるには

事務職になるために特別な資格は必要ありませんが、以下のようなステップを踏むとスムーズです。

・求人情報をチェックし、希望する事務職の種類を選ぶ

・履歴書・職務経歴書を準備する（PCスキルや事務経験をアピール）

・面接でコミュニケーション能力や正確な作業への意識を伝える

・入社後は業務を覚えながらスキルアップを目指す

未経験でも応募可能な求人が多いため、まずはチャレンジしてみることが大切です。特に派遣社員や契約社員としてスタートし、経験を積んで正社員を目指すというキャリアパスも一般的です。

また、事務職は業務の幅が広いため、入社後に自分の得意分野を見つけて専門性を高めることも可能です。例えば、経理事務に興味があれば簿記の資格を取得することで、より専門的な業務に携われるようになります。

事務職に向いている人とは

事務職に向いている人の特徴は以下の通りです。

・細かい作業が得意で、正確さを重視する

・コツコツとした作業が苦にならない

・人とのコミュニケーションが円滑にできる

・パソコン操作に抵抗がない

・責任感があり、業務を丁寧にこなせる

これらの特徴を持つ人は、事務職で活躍しやすく、職場でも信頼される存在になります。特に、正確さとスピードを両立できる人は、事務職において非常に重宝されます。

また、周囲との調整やサポートを行う場面が多いため、協調性や気配りができる人も向いています。逆に、変化の多い業務や外回りの仕事を好む人には、事務職は物足りなく感じるかもしれません。

事務職に必要な資格

MOS

MOS（Microsoft Office Specialist）は、WordやExcelなどのOfficeソフトの操作スキルを証明する資格です。実務で頻繁に使用するため、取得しておくと即戦力として評価されます。特にExcelのスキルは、データ集計や分析業務において重宝されるため、事務職を目指すなら取得を検討したい資格です。

簿記

簿記は、経理事務や財務関連の業務に必要な知識を身につける資格です。特に日商簿記2級以上は、経理職への転職に有利です。仕訳や帳簿の知識があることで、経理業務をスムーズにこなすことができ、企業からの信頼も高まります。

TOEIC

外資系企業や海外との取引がある企業では、英語力が求められることがあります。TOEICのスコアが高いと、英文メール対応や資料作成などで活躍できます。事務職でも英語を使う場面が増えているため、語学力をアピールできると選択肢が広がります。

事務職に必要なスキル

コミュニケーションスキル

事務職では、社内外との連絡や調整業務が多いため、円滑なコミュニケーションが重要です。電話応対やメール対応、会議の準備など、他部署や取引先とのやり取りが日常的に発生します。丁寧な言葉遣いや報連相（報告・連絡・相談）の徹底が求められ、信頼関係の構築にもつながります。

また、事務職はサポート役としての立場が多いため、相手の意図を汲み取る力や、柔軟な対応力も必要です。単に指示を受けて動くだけでなく、自ら考えて行動できる積極性も評価されます。

パソコン・Officeソフトのスキル

事務職では、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトを日常的に使用します。特にExcelは、関数やグラフ作成、ピボットテーブルなどの機能を使いこなせると業務効率が大きく向上します。Wordでは文書作成、PowerPointではプレゼン資料の作成などが求められる場面もあります。

また、最近ではGoogle WorkspaceやSlack、Zoomなどのクラウドツールを活用する企業も増えており、基本的なITリテラシーがあると業務にスムーズに対応できます。タイピングのスピードや正確性も重要な要素となり、日々の業務の中で磨かれていくスキルです。

作業の正確さ・スピード

事務職では、ミスのない正確な作業が求められます。請求書や契約書などの重要書類を扱うことも多く、1つのミスが大きなトラブルにつながる可能性があります。また、限られた時間内で多くの業務をこなす必要があるため、スピードも重要です。

効率的に作業を進めるためには、業務の優先順位を見極める力や、タスク管理能力も求められます。チェックリストやスケジュール管理ツールを活用することで、ミスを防ぎながら業務を円滑に進めることができます。

経験者は優遇されやすいが未経験でもOK

事務職は、経験者が優遇される傾向にあります。特に、同じ業界や職種での経験がある場合は、即戦力として高く評価されることが多いです。業務の流れや専門用語に慣れていることは、企業にとって大きなメリットとなります。

しかし、未経験者でも応募可能な求人は多く存在し、基本的なPCスキルや社会人マナーがあれば採用される可能性は十分にあります。未経験からスタートして、経験を積みながらスキルアップしていくことも可能です。

また、派遣社員や契約社員として事務職を経験し、正社員登用を目指すというキャリアパスもあります。未経験からでも挑戦しやすい環境が整っているため、事務職はキャリアチェンジを考えている人にもおすすめの職種です。

事務職のメリット・デメリット

メリット

安定した働き方ができる
事務職は、基本的に定時で終業することが多く、残業が少ない傾向にあります。ワークライフバランスを重視したい人にとっては理想的な職種です。また、デスクワーク中心のため、体力的な負担が少なく、長く働き続けやすい点も魅力です。

全国どこでも求人がある
事務職は、業種を問わずあらゆる企業で必要とされる職種です。そのため、地方でも求人が多く、引っ越しや転職の際にも仕事を見つけやすいというメリットがあります。

スキルを活かしてキャリアアップできる
パソコンスキルや語学力、簿記などの資格を活かして、より専門的な事務職（経理、人事、貿易事務など）へステップアップすることも可能です。スキル次第でキャリアの幅が広がる点も、事務職の魅力の一つです。

デメリット

単調な作業が多い
事務職は、ルーティンワークが多く、同じ作業を繰り返すことが多い職種です。そのため、変化を求める人やクリエイティブな仕事をしたい人には物足りなさを感じることもあります。

昇進・昇給の機会が少ない場合がある
企業によっては、事務職はサポート的な役割と見なされ、昇進や昇給の機会が限られていることもあります。キャリアアップを目指す場合は、専門性を高めるか、他の職種への転向を視野に入れる必要があります。

まとめ

事務職は、企業の運営を支える重要な職種であり、未経験からでも挑戦しやすい点が魅力です。一般事務や営業事務、経理事務など、さまざまな種類があり、自分の適性や興味に合わせて選ぶことができます。必要なスキルとしては、パソコン操作やコミュニケーション能力、正確な作業が求められます。

また、MOSや簿記、TOEICなどの資格を取得することで、より専門的な事務職へのキャリアアップも可能です。働き方の柔軟性や安定性を重視する人にとって、事務職は非常に魅力的な選択肢となるでしょう。

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